Door Victor-Jan Leurs, General Manager Digital Workspace EMEA bij Insight
Veel organisaties zijn op zoek zijn naar een antwoord op de snel toenemende invloed van technologie. In menig boardroom wordt serieus nagedacht over hoe zich aan te passen aan de nieuwe digitale werkelijkheid. En dat is niet zonder reden. Wil je als organisatie aantrekkelijk blijven voor huidige en toekomstige generaties medewerkers, dan is het belangrijk om betere aansluiting te vinden bij de manier waarop we buiten het werk om leven en acteren.
Veel medewerkers gaan terug in de tijd zodra ze hun kantoor binnenlopen, terwijl ze verwachten te kunnen beschikken over de meest recente en juiste tools op hun flexibele werkplek. Ze willen connected zijn, effectief kunnen samenwerken met collega’s en niet overspoeld worden door e‑mail en informatie. Wat zijn voorbeelden van werkplekuitdagingen waar organisaties in dit digitale tijdperk tegenaan lopen? En nog belangrijker: hoe los je ze op? In dit artikel beschrijf ik daarom niet alleen zes uitdagingen, maar draag ik ook oplossingen aan om deze het hoofd te bieden.
1. Productiviteit op de werkplek
Uitdaging: technologie wordt gezien als een van de meest succesvolle methoden om productiviteit te stimuleren binnen een bedrijf, maar medewerkers besteden (te) veel tijd aan e‑mail en het uitvoeren van repetitieve taken die gemakkelijk kunnen worden geautomatiseerd. Het vinden van de juiste informatie kan ook een uitdaging zijn, omdat werknemers elke dag gemiddeld maar liefst 30 verschillende applicaties gebruiken.
Oplossing: maak gebruik van een intelligent softwareplatform dat de juiste informatie, applicaties en mensen in een enkele hub samenbrengt. Als je in één omgeving én oogopslag toegang hebt tot het belangrijkste bedrijfsnieuws en ‑informatie, je agenda-items, veelgebruikte applicaties, snelkoppelingen en Sharepoint-documenten, kun je veel tijd besparen. Tijd die je anders kwijt was geweest aan het doorspitten van e‑mails en het zoeken naar bestanden en informatie op verschillende plekken. En die je nu kunt besteden aan meer waardevolle taken.
2. Verouderde technologie en weerstand tegen verandering
Uitdaging: veel organisaties gebruiken vaak nog verouderde technologie, wat betekent dat applicaties niet mobielvriendelijk zijn, data op verschillende plekken worden opgeslagen en ook niet altijd toegankelijk zijn. Het gevolg is dat je als medewerker minder flexibel bent en inefficiënt werkt.
Oplossing: organisaties kunnen op cloud gebaseerde technologieën gebruiken die schaalbaarheid, flexibiliteit en kosteneffectiviteit bieden. Cloudtechnologie zorgt ervoor dat gegevens tegelijkertijd in meerdere applicaties gebruikt kunnen worden, terwijl medewerkers op elk apparaat toegang krijgen tot bedrijfsinformatie, documenten en applicaties. Het maakt niet meer uit waar de bestanden staan of waar je je als medewerker bevindt, je kunt gelijktijdig aan documenten werken vanuit een centrale omgeving. Organisaties die niet bereid zijn om een of andere vorm van cloudservice te omarmen en adopteren, lopen het risico achterop te geraken en minder aantrekkelijk te zijn voor met name de nieuwe toetreders op de arbeidsmarkt, die nu eenmaal digitaal opgevoed zijn en de meest efficiënte manieren zoeken om te werken.
3. Betrokkenheid van medewerkers en interne communicatie
Uitdaging: de huidige methoden voor interne communicatie zijn niet effectief. Intranetten zijn statische archieven van verouderde informatie, e‑mail is te informeel en ongeschikt voor groepsdiscussies of het eenvoudig delen van informatie. En middelen zoals interne nieuwsbrieven zijn vaak moeizaam te maken en worden vaak genegeerd.
Oplossing: nieuwe bedrijfscommunicatietools zoals sociale netwerken, chat en videoconferencing zijn betere oplossingen. Skype for Business en Microsoft Teams zijn voorbeelden waarbij al deze communicatievormen geïntegreerd zijn in één applicatie waardoor medewerkers efficiënt 
kunnen samenwerken en informatie delen. Ze kunnen vergaderen en taken uitvoeren zonder te moeten wisselen met andere apps. Dit zorgt er niet alleen voor dat de dagelijkse communicatie beter gemanaged wordt, het verhoogt ook nog eens de productiviteit. Tegenwoordig gebruiken leidinggevenden bij Microsoft, waaronder CEO Satya Nadella, deze vormen van communicatie om contact te maken met werknemers over de hele wereld. Elk bedrijf of elke organisatie kan nu ook, door de inzet van deze of vergelijkbare tools, momenten van hoge betrokkenheid creëren. omdat ze bereikbaarder zijn dan ooit te voren en laagdrempelig met elkaar kunnen communiceren via bijvoorbeeld chat.
4. Consumentisering van IT
Uitdaging: hoewel werknemers steeds comfortabeler zijn in het gebruik van technologie op het werk en minder training nodig hebben, zijn ze ook veeleisender. Ze willen werken waar ze willen, op het apparaat van hun keuze. Het niet aanbieden van flexibel werken en keuze in verschillende tooling kan de productiviteit negatief beïnvloeden en personeel verleiden om op zoek te gaan naar alternatieven buiten het zicht van de IT-afdeling, ook wel Shadow IT genoemd. Dit brengt natuurlijk grote beveiligings- en compliancerisico’s met zich mee.
Oplossing: in plaats van naarstig te proberen de gevolgen van consumentisering van IT een halt toe te roepen, kun je als organisatie deze ontwikkeling voorblijven door bij te dragen aan consumentisering van de infrastructuur. Een manier om dat te doen is het aanbieden van op cloud gebaseerde en mobielvriendelijke applicaties met communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden. Zo hebben medewerkers overal toegang tot informatie op de apparaten die hun voorkeur genieten en wordt de dreiging van Shadow IT verlaagd. In combinatie met het inzetten van Mobile Device Management kun je op een veilige manier de toegang en het gebruik van de bedrijfsmiddelen op deze apparaten beheren.
5. Het aanpakken van de kloof in vaardigheden
Uitdaging: een tekort aan technische vaardigheden is vandaag de dag één van de grootste uitdagingen voor bedrijven. Organisaties die sterk afhankelijk zijn van interne ontwikkeling van bijvoorbeeld applicaties of tools die een hoge mate van technische kennis vereisen om ze te 
gebruiken, zullen moeite hebben om zich aan te passen.
Oplossing: het gebruik van op cloud gebaseerde software betekent dat ontwikkeling en onderhoud voor u gedaan wordt, waardoor er minder IT-personeel nodig is. Je neemt namelijk een dienst af van applicaties die net zo eenvoudig te gebruiken zijn als consumentendiensten, zonder dat je er zelf omkijken naar hebt. Dit zal het niveau van technische know-how en training dat vereist is voor het personeel, drastisch verminderen.
6. Samenwerking stimuleren
Uitdaging: traditionele communicatiemethoden zoals e‑mail bieden een statische, passieve, inefficiënte vorm van samenwerking. Er kunnen meerdere versies van hetzelfde bestand circuleren binnen de organisatie en je kunt niet gelijktijdig aan hetzelfde document werken zonder er een andere versie van te creëren. Het gebrek aan een meer dynamische vorm van communicatie resulteert in frequente, onnodige face-to-face vergaderingen die mensen op dat moment van hun werk houden en het beperkt de mogelijkheden voor flexibel werken.
Oplossing: samen bereik je meer dan alleen. Wanneer je als afdeling, team of projectgroep een omgeving hebt waar je dingen kunt maken, delen en beslissingen nemen, bevordert dat niet alleen het samenwerken, het scheelt ook tijd omdat niet iedereen op dezelfde fysieke locatie aanwezig hoeft te zijn. Maak daarom gebruik van dynamische communicatietools, zoals Microsoft Teams. Dit brengt namelijk alles samen in een gedeelde online werkomgeving waarin medewerkers realtime kunnen samenwerken, en tegelijkertijd relevante informatie en bestanden kunnen delen met collega’s. Leden van deze groepen kunnen communiceren via chat of video, afhankelijk van de situatie.
Insight Digital Workspace
Het mooie van deze oplossingen is dat ze samenkomen in het online platform Insight Digital Workspace™, dat gebaseerd is op Sharepoint Online en de platform- en beveiligingsmogelijkheden van Microsoft Office 365. Op dit samenwerkingsplatform worden op intelligente wijze de meest relevante applicaties en informatie samengebracht, die nodig zijn om als werknemer alledaagse taken vanaf één plek te voltooien en waar je gedurende dag terugkeert om zo optimaal en efficiënt mogelijk je werk te kunnen doen. Al je applicaties zijn in één oogopslag zichtbaar en bereikbaar. Je ziet bedrijfsinformatie, voor jou persoonlijk relevante informatie, maar ook je outlookactiviteiten, favoriete sites en recente documenten die je bijvoorbeeld in Microsoft Teams hebt staan.
Woorden zoals portaal, verzamelsite of intranet volstaan net niet. Het is eerder een combinatie hiervan en functioneert als de startpagina van je moderne werkplek. Maar waar deze oplossing echt het verschil gaat maken is een verandering in gedrag, die ertoe bijdraagt dat de organisatie de stap kan maken van e‑mailgestuurde cultuur naar een cultuur van samenwerking en unified communications.
Hoe dat precies zit, vertel ik graag in een persoonlijk gesprek, waarin ik een uitgebreide demo kan laten zien en dieper in kan gaan op alle functionaliteiten, voordelen en procesmatige stappen van dit engagementplatform. Wil je eerst meer informatie? Lees dan de whitepaper: A guide to Digital Workspaces.
