Vijf criteria voor de keuze voor de juiste verzendtool

Binnen iedere orga­ni­satie worden bestanden verzonden, maar nog te vaak gebeurt dat onbe­vei­ligd – en dus met onnodig risico. Zo gebruikt meer dan de helft van de werk­ne­mers zijn privé e‑mailadres voor het versturen van bedrijfs­ge­ge­vens. Ook worden vaak nog gratis, online tools gebruikt voor het versturen van grotere bestanden. Dit mag dan wel makkelijk zijn, het is niet altijd even veilig. Helemaal niet als het om priva­cy­ge­voe­lige bedrijfs­be­standen gaat.

Beter is het om in dat geval een tool voor bestands­over­dracht te gebruiken die veilig én gebruiks­vrien­de­lijk is. Dat eerste omdat je dan het risico op data­lekken voorkomt, dat tweede omdat je niet wilt dat werk­ne­mers op zoek gaan naar een tool die ze wél fijn vinden. Maar waar moet je op letten bij de keuze voor een verzend­tool voor grotere bestanden? Synology geeft tips met de volgende vijf voor­waarden die houvast bieden.

1. Standaard end-to-end encryptie

Kies expliciet voor een oplossing die alle verzonden en ontvangen bestanden standaard lokaal versleu­telt en decodeert. Zo zijn bestanden en wacht­woorden versleu­teld tijdens de transfer en beschikken alleen de verzender en ontvanger over de sleutels om de bestanden vrij te maken van encryptie. Door bijvoor­beeld de encryp­tie­stan­daard AES-256 te gebruiken, zijn bestanden beschermd en heeft zelfs de aanbieder van de verzend­dienst geen toegang tot je bestanden. De kans dat onbe­voegden toegang hebben tot je gegevens wordt hiermee sterk verkleind.

2. Extra verificatie voor download

Een tikfout is snel gemaakt en het kan dus voorkomen dat je jouw bestanden per ongeluk naar de verkeerde ontvanger stuurt. Om te voorkomen dat diegene toch bij de bestanden kan, kun je kiezen voor een oplossing die nog met een eenmalig wacht­woord (one-time password, OTP) werkt voordat de bestanden daad­wer­ke­lijk kunnen worden gedown­load. Op die manier creëert de verzender een extra contro­le­mo­ment om te veri­fi­ëren of de ontvanger inderdaad de juiste is. 

3. Kies voor lokale opslag

Maak de keuze voor een oplossing die bestanden lokaal opslaat en niet in de cloud. Zo ben je minder afhan­ke­lijk van de kwets­baar­heden van systemen en connec­ties. Bovendien, de zwakste schakel in elke secu­ri­ty­s­tra­tegie is nog altijd de mens. Door gegevens lokaal te bewaren, heb je beter inzicht in wie wanneer en waar toegang heeft tot bestanden. Ook het beschermen van gegevens is over­zich­te­lijker als er maar één plek is waar deze data opge­slagen zijn.

4. Beperk vertraging

Wanneer meerdere werk­ne­mers tege­lij­ker­tijd grote bestanden willen versturen, is het wel zo fijn als dit niet tot vertra­ging leidt (met alle gevolgen voor de gebruiks­vrien­de­lijk­heid en mede­wer­kers die dan toch op zoek gaan naar een online tool zonder hape­ringen). Let er bij je keuze voor een verzend­tool dan ook op hoeveel simultane verzen­dingen deze aankan (en hoe groot bestanden mogen zijn zonder dat er vertra­ging optreedt).

5. Gradaties van bescherming

Alle gegevens zijn priva­cy­ge­voelig, maar sommige gegevens zijn net wat priva­cy­ge­voe­liger. De beste tools om bestanden te delen beschikken dan ook over extra opties voor gegevens die net wat meer bescher­ming verdienen. Denk bijvoor­beeld aan het toevoegen van een watermerk aan een afbeel­ding. Door te kiezen voor een verzend­tool die deze optie biedt, hoef je geen gebruik te maken van een tweede appli­catie. Ook het instellen van een verval­datum of een limiet op het aantal downloads zou een stan­daard­optie moeten zijn.