Croonwolter&dros werkt samen met SAP-partner McCoy aan de verdere doorontwikkeling van zijn SAP-landschap. Na de implementatie van SAP S/4HANA Private Cloud en SAP Field Service Management richt de technisch dienstverlener zich nu op verdere standaardisatie, meer automatisering en betere ondersteuning van medewerkers in de praktijk. Het bedrijf presenteerde de case tijdens SAP Connect for Supply Chain in Veghel.
Croonwolter&dros is een van de grote technisch dienstverleners in Nederland. Het bedrijf werkt aan technische installaties in onder meer utiliteit, industrie en infrastructuur. Denk aan gebouwen, ziekenhuizen, universiteiten, hoogspanningsinstallaties, tunnels, bruggen en sluizen. Die brede dienstverlening vraagt om grip op projecten, service, onderhoud, planning, middelen en financiën.
Livegang als beginpunt
In 2023 startte Croonwolter&dros met de overstap naar SAP S/4HANA Private Cloud. In 2024 ging de nieuwe omgeving live. De implementatie moest in korte tijd plaatsvinden, omdat het vorige systeem zijn einde naderde. Daarom lag de eerste focus op de basis: orders registreren, inkopen doen, financiën bewaken en facturen versturen.
Na de livegang verschoof de aandacht naar de volgende fase. Croonwolter&dros gebruikt de nieuwe digitale kern nu om processen stap voor stap eenvoudiger, slimmer en consistenter te maken. De organisatie kijkt daarbij vooral naar werk dat medewerkers dagelijks raakt: serviceorders, onderhoudsprocessen, projectinformatie, planning en facturatie.
“Wij hadden twaalf maanden om live te gaan. Dan moet je heel scherp kiezen wat eerst nodig is”, zegt Floris Huizeling, programmamanager Strategische projecten bij Croonwolter&dros. “De basis moest staan. Daarna zijn we gaan doorontwikkelen. Nu kijken we hoe we processen slimmer kunnen maken en hoe het systeem meer werk voor de gebruiker kan doen.”
Van brede systeemmix naar meer standaardisatie
Voor de overstap werkte Croonwolter&dros met een breed landschap van verschillende applicaties. Ook Excel speelde op veel plekken nog een grote rol. Afdelingen werkten deels buiten de systemen om, waardoor processen per team of afdeling konden verschillen. De komst van SAP hielp om meer structuur aan te brengen.
“Onze grootste uitdaging was het standaardiseren en verbeteren van processen”, zegt Huizeling. “SAP helpt ons daarbij, omdat het afdwingt dat je op een duidelijke manier werkt. We blijven een inventieve organisatie, maar we willen wel toe naar meer grip en meer eenduidigheid.”
Die stap raakt meerdere onderdelen van de organisatie. Finance en control draaien inmiddels beter op de nieuwe basis. Aan de kant van onderhoud en service werkt Croonwolter&dros aan verdere automatisering. Het doel is dat medewerkers minder handelingen hoeven uit te voeren en sneller door processen heen gaan. In bepaalde inkoop- en onderhoudsprocessen bracht de organisatie het aantal klikken al terug, bijvoorbeeld van tien naar vijf.
“Medewerkers willen dat het systeem voor hen werkt”, zegt Huizeling. “Ze willen niet de hele tijd het systeem vertellen wat het moet doen. Dat vraagt tijd, maar daar zit voor ons veel winst.”
Business bepaalt de verbeteragenda
Croonwolter&dros organiseert de doorontwikkeling vanuit business teams. Daarin zitten vertegenwoordigers uit de praktijk, zoals service managers, planners, contractcoördinatoren en projectmedewerkers. Zij brengen knelpunten en ideeën in. Elke zes weken bespreekt de organisatie welke verbeteringen de meeste waarde opleveren en welke capaciteit beschikbaar is.
IT heeft daarin vooral een faciliterende rol. De business bepaalt welke verbeteringen nodig zijn en waar de prioriteit ligt. McCoy ondersteunt Croonwolter&dros in deze beheer- en doorontwikkelfase met kennis, capaciteit en uitvoering. Nieuwe ideeën worden uitgewerkt, beoordeeld, gebouwd, getest en daarna uitgerold.
“Croonwolter&dros laat goed zien dat de waarde van SAP na de livegang verder groeit”, zegt Frank van de Pas, Senior Sales Executive bij McCoy. “De organisatie haalt ideeën actief op uit de business en vertaalt die stap voor stap naar betere processen. Wij helpen om die verbeteringen concreet te maken, van verdere automatisering in service en onderhoud tot toepassingen op SAP Business Technology Platform. Zo sluit het SAP-landschap steeds beter aan op het dagelijkse werk van medewerkers.”
Beter inzicht voor monteurs en projectteams
Een concreet voorbeeld is de ontwikkeling van een klantenkaart op SAP Business Technology Platform. Dat wordt een digitaal overzicht waarmee monteurs sneller de juiste klant- en projectinformatie kunnen raadplegen. Denk aan veiligheidsvoorschriften, benodigde veiligheidsmiddelen, betrokken onderaannemers, contractafspraken en informatie over meerwerk.
Voor Croonwolter&dros past dit in een bredere strategie. De organisatie wil informatie dichter bij de medewerker brengen, zodat monteurs, planners en projectteams sneller de juiste keuzes kunnen maken. Dat is belangrijk in een omgeving waarin veel werk buiten kantoor plaatsvindt en medewerkers afhankelijk zijn van actuele informatie.
Daarnaast kijkt Croonwolter&dros naar verdere automatisering binnen SAP Field Service Management. Nu plannen medewerkers nog veel serviceorders met hun eigen kennis en ervaring. De organisatie onderzoekt hoe het systeem straks een groter deel van die planning kan ondersteunen, zodat planners sneller tot een goede planning komen en minder handmatig werk hoeven te doen.
Voorbereid op AI en Joule
Croonwolter&dros werkt met McCoy ook aan de upgrade naar de nieuwste versie van SAP S/4HANA. Die stap moet de deur openen naar nieuwe functionaliteit, waaronder Joule, de AI-copilot van SAP. De organisatie ziet kansen voor AI-agents die medewerkers ondersteunen bij terugkerende taken, zoals het controleren van facturen, het afsluiten van projecten en het voorbereiden van time-and-material-facturatie.
Huizeling ziet vooral waarde in AI die medewerkers ondersteunt zonder het proces ingewikkelder te maken.
Croonwolter&dros kijkt daarbij nadrukkelijk naar governance, dataveiligheid en autorisaties. AI moet veilig en gecontroleerd landen in de organisatie. Zeker bij klantdata, contractinformatie en projectgegevens wil het bedrijf scherp bepalen wie welke informatie mag gebruiken.
Toekomstvast platform
De keuze voor SAP kwam voort uit een marktverkenning in 2022. Croonwolter&dros keek daarbij verder dan de functionele eisen van dat moment. Het bedrijf zocht een platform dat de komende jaren kan meegroeien met de organisatie en ruimte biedt om nieuwe technologie toe te voegen.
“Wij hebben bewust gekeken naar het technologisch platform en naar de vraag of het toekomstvast is”, zegt Huizeling. “SAP kwam daar sterk uit. We zien dat SAP het platform volop blijft ontwikkelen. Dat was voor ons een belangrijke reden om hiervoor te kiezen.”
Voor Croonwolter&dros vormt de SAP-basis nu het fundament voor verdere verbetering. De komende periode gebruikt de organisatie dat fundament om processen eenvoudiger te maken, handmatig werk terug te dringen en kennis sneller bij medewerkers te brengen. Zo krijgen monteurs, planners en projectteams steeds meer ondersteuning vanuit één digitale kern, met ruimte om AI veilig toe te passen in service, onderhoud en projectuitvoering.
