Microsoft gaat zijn licentiemodel voor het onderwijs ingrijpend veranderen. Vanaf 2028 verdwijnen bij nieuwe overeenkomsten en contractverlengingen de gratis Office 365 A1-licenties en het Student Use Benefit, waarmee leerlingen en studenten kosteloos gebruik kunnen maken van bepaalde Microsoft 365-diensten. De wijzigingen kunnen voor onderwijsinstellingen een aanzienlijke kostenstijging betekenen. Opmerkelijk is de timing: juist nu onderzoeken steeds meer Europese onderwijsinstellingen hoe zij hun afhankelijkheid van Microsoft kunnen verminderen. Zo kozen Zwitserse, Duitse en Franse onderwijsinstellingen al voor Nextcloud als alternatief voor een deel van hun digitale werkomgeving.
De aangekondigde veranderingen raken een belangrijk onderdeel van het licentiemodel waarmee Microsoft jarenlang een sterke positie in het onderwijs heeft opgebouwd. Scholen en universiteiten konden via gratis licenties grote groepen leerlingen en studenten toegang geven tot Office-toepassingen, e‑mail, samenwerkingstools en andere digitale voorzieningen. Met de nieuwe licentiestructuur wordt een groter deel van deze functionaliteit gekoppeld aan betaalde abonnementen.
Dat betekent niet dat alle onderwijsinstellingen vanaf 1 januari 2028 automatisch meer gaan betalen. De gevolgen hangen onder andere af van bestaande contracten, de manier waarop licenties zijn afgenomen en eventuele landelijke prijsafspraken. Wel verandert de financiële uitgangspositie voor scholen die momenteel intensief gebruikmaken van gratis Microsoft-licenties.
Nieuwe licentiestructuur met meer betaalde diensten
Microsoft presenteert de wijzigingen als een modernisering van zijn onderwijsportfolio. Scholen krijgen volgens het bedrijf meer mogelijkheden om licenties af te stemmen op verschillende gebruikersgroepen. Daarbij wordt ook meer aandacht besteed aan kunstmatige intelligentie, beveiliging en centraal apparaatbeheer.
De nieuwe structuur bestaat uit vijf licentieniveaus. A0 wordt de gratis instapvariant voor leerlingen en studenten, maar is alleen beschikbaar onder specifieke voorwaarden. Zo moet een instelling beschikken over voldoende betaalde licenties voor medewerkers en moeten leerlingen Windows-apparaten voor onderwijsdoeleinden gebruiken. Bovendien ontbreken belangrijke voorzieningen zoals Exchange Online, Teams en SharePoint.
Wie deze diensten wel nodig heeft, komt terecht bij de betaalde A2-licentie. Die omvat onder andere e‑mail, samenwerkingstools, Microsoft Classroom en Copilot Chat. De duurdere A3- en A5-licenties voegen mogelijkheden toe voor apparaatbeheer, beveiliging en compliance. Met A7 introduceert Microsoft bovendien een uitgebreid pakket waarin onder meer Microsoft 365 Copilot en Agent 365 zijn opgenomen.
Voor scholen die momenteel gratis A1-licenties gebruiken voor e‑mail en samenwerking, betekent dit dat zij bij contractverlenging moeten overstappen naar een ander licentiemodel. Wanneer zij dezelfde functionaliteit willen behouden, zal daarvoor in veel gevallen een betaalde licentie nodig zijn.
Ook gratis licenties voor leerlingen verdwijnen
Stephan ter Horst, consultant bij de Nederlandse De Rolf Groep, wijst op LinkedIn op de mogelijke gevolgen voor het Nederlandse onderwijs. De Rolf Groep ondersteunt scholen bij onder meer onderwijsontwikkeling, ICT, digitale leermiddelen en de inrichting van hun digitale leeromgeving.
Volgens Ter Horst verdient vooral het verdwijnen van het Student Use Benefit aandacht. Via deze regeling kunnen leerlingen en studenten momenteel kosteloos gebruikmaken van bepaalde A3- en A5-functionaliteiten wanneer hun onderwijsinstelling daarvoor in aanmerking komt. Vanaf 2028 wordt deze regeling bij nieuwe contracten en verlengingen beëindigd.
Daardoor kan een onderwijsinstelling die voorheen uitsluitend betaalde licenties voor medewerkers nodig had, voortaan ook licentiekosten krijgen voor leerlingen. Zeker bij grotere schoolbesturen, waar duizenden leerlingen gebruikmaken van Microsoft 365, kan dat financieel aanzienlijk doorwerken.
Een tweede verandering betreft de opslagcapaciteit. Microsoft schrapt de huidige standaardtoewijzing van 100 TB gedeelde opslagruimte. In plaats daarvan wordt de beschikbare capaciteit berekend op basis van het aantal en type betaalde licenties. Instellingen die veel documenten, lesmateriaal, onderzoeksgegevens en andere bestanden in OneDrive en SharePoint bewaren, zullen daarom opnieuw moeten berekenen hoeveel opslagruimte zij nodig hebben.
Microsoft benadrukt dat de bestaande lijstprijzen voor A3- en A5-licenties voor medewerkers niet stijgen en dat bepaalde beveiligingsfuncties zonder extra licentiekosten worden toegevoegd. Dat neemt niet weg dat de totale rekening voor een onderwijsinstelling hoger kan uitvallen wanneer gratis leerlingenlicenties verdwijnen of aanvullende opslagcapaciteit nodig is. Ook de opslagbehoefte verdient dus aandacht. De nieuwe licentiestructuur kan immers gevolgen hebben voor zowel de kosten van individuele gebruikers als de totale capaciteit die een schoolorganisatie beschikbaar heeft.
Zwitserse universiteiten kiezen juist voor Nextcloud
De aankondiging van Microsoft komt op een opmerkelijk moment. Terwijl de Amerikaanse softwareleverancier zijn onderwijslicenties aanpast, zoeken Europese onderwijsinstellingen juist naar manieren om minder afhankelijk te worden van grote commerciële cloudplatforms.
Een recent voorbeeld komt uit Zwitserland. Na enigszins vergelijkbare projecten in Nederland, Frankrijk en Duitsland, heeft Switch, een non-profitorganisatie die digitale infrastructuur verzorgt voor Zwitserse universiteiten en onderzoeksinstellingen, zijn clouddienst Switch Drive overgezet naar Nextcloud.
De omvang van deze migratie is aanzienlijk. Tijdens één weekend in augustus werden de gegevens van 39.500 studenten, docenten en onderzoekers bij 65 organisaties overgezet. Het ging in totaal om 585 TB aan gegevens. Volgens Nextcloud was de technische migratie in minder dan 32 uur afgerond.
Switch koos heel bewust voor Nextcloud in plaats van Microsoft of Google. Digitale soevereiniteit speelde een belangrijke rol in die beslissing. De organisatie wil zelf controle houden over de infrastructuur, gegevens en verdere ontwikkeling van haar dienstverlening.
De overstap verliep volgens Switch vrijwel ongemerkt voor gebruikers. Na de onderbreking tijdens het weekend konden zij op maandag weer inloggen en verder werken. Bestaande bestanden, mappen, gedeelde documenten en toegangsrechten bleven behouden. Gianluca Caratsch, Service Owner en DevOps Engineer bij Switch, stelt dat gebruikers na de migratie bovendien een duidelijke verbetering van de prestaties meldden.
Niet volledig weg van Microsoft
De Zwitserse migratie vraagt wel om enige nuancering. Switch verving niet zijn volledige Microsoft 365-omgeving, maar migreerde een bestaande cloudopslagdienst naar Nextcloud. Het project laat daarmee vooral zien dat grootschalige bestandsopslag en samenwerking ook buiten de ecosystemen van Microsoft en Google kunnen worden georganiseerd.
Toch is het voorbeeld relevant voor de discussie over de nieuwe Microsoft-licenties. Veel onderwijsinstellingen hebben hun digitale werkomgeving in de afgelopen jaren opgebouwd rond één leverancier. E‑mail, documentbeheer, samenwerking, identiteitsbeheer en beveiliging zijn daardoor vaak nauw met elkaar verweven geraakt.
Dat levert voordelen op voor beheer en integratie, maar maakt het ook ingewikkelder om afzonderlijke onderdelen te vervangen. Wanneer een leverancier zijn licentiemodel wijzigt, kan dat gevolgen hebben voor vrijwel de gehele onderwijsorganisatie.
Open source-platforms zoals Nextcloud bieden een mogelijkheid om bepaalde onderdelen van die infrastructuur zelfstandig of via een andere dienstverlener te organiseren. Daar staan uiteraard eigen kosten tegenover voor hosting, beheer, ondersteuning, beveiliging en migratie.
Licentiewijziging kan discussie over digitale autonomie versnellen
De tegenstelling tussen beide ontwikkelingen is interessant. Aan de ene kant introduceert Microsoft nieuwe betaalde onderwijslicenties, waardoor instellingen die afhankelijk zijn van gratis voorzieningen waarschijnlijk met hogere kosten worden geconfronteerd. Aan de andere kant laten projecten zoals Switch Drive zien dat ook omvangrijke onderwijsomgevingen kunnen overstappen op alternatieve platforms.
Daarmee gaat de discussie verder dan de vraag welke leverancier de laagste licentieprijs biedt. Voor onderwijsinstellingen wordt ook belangrijk hoeveel zeggenschap zij hebben over hun digitale infrastructuur, hoe eenvoudig zij kunnen overstappen en in hoeverre toekomstige prijs- en productwijzigingen van één leverancier hun begroting bepalen.
De veranderingen bij Microsoft kunnen deze discussie een nieuwe impuls geven. Vooral scholen die de komende jaren hun ICT-strategie herzien, krijgen aanleiding om niet alleen hun licentiebehoefte opnieuw te berekenen, maar ook te onderzoeken welke onderdelen van hun digitale werkomgeving daadwerkelijk afhankelijk moeten blijven van Microsoft.
Het Zwitserse voorbeeld maakt duidelijk dat een migratie van tienduizenden gebruikers en honderden terabytes aan gegevens technisch mogelijk is, mits deze zorgvuldig wordt voorbereid. Of de nieuwe licentiestructuur daadwerkelijk tot meer overstappen zal leiden, moet nog blijken. Maar Microsoft geeft onderwijsinstellingen met deze aankondiging wel een extra reden om hun afhankelijkheid van de leverancier kritisch tegen het licht te houden.
