Internationale groei en verschillende acquisities maakten het IT-landschap van Vento Group complex en divers. Met een ambitieuze cloudtransformatie rond SAP Cloud ERP, SAP Sales Cloud en SAP SuccessFactors pakt de Belgische KMO die versnippering aan. Vento legt zo de basis voor geïntegreerde processen en betere inzichten over vestigingen en landen heen.
Vento Group produceert hulpstukken voor ventilatiekanalen en HVAC-systemen en levert aan klanten in meer dan 45 landen. Het bedrijf heeft één vestiging in België, drie in Duitsland en twee in Polen, plus een joint venture in de Verenigde Staten.
Gefragmenteerd landschap
De organisatie groeide de voorbije jaren via verschillende overnames. Daardoor ontstond een landschap waarin elk bedrijfsonderdeel met eigen systemen en processen werkte, verspreid over verschillende landen.
Vier jaar geleden waren er binnen de organisatie bijvoorbeeld drie ERP-systemen, vier financiële systemen en vier HR-systemen. Zo was er geen duidelijk zicht op waar er te veel of te weinig voorraad zat. Financiële cijfers kwamen van de afzonderlijke bedrijven, maar het bleek bovendien moeilijk om daar één betrouwbaar overzicht van te maken.
Processen in kaart
Om deze situatie anders aan te pakken, startte Vento Group met een analyse van de bestaande processen in alle vestigingen. Samen met externe partners werd ook het volledige applicatielandschap in kaart gebracht. Uit die analyse kwam een toekomstbeeld naar voren met een geïntegreerd applicatielandschap rond drie domeinen: ERP, CRM en HR.
SAP Public Cloud als fundament
Voor de kern van dat landschap koos Vento Group voor SAP Cloud ERP in de publieke cloud. Niet om alles volledig zelf te herontwerpen, maar om maximaal aan te sluiten bij de processen die als best practice in SAP zijn gedefinieerd
“We bekeken hoe ze aansloten bij onze werking, en pasten ons hierop aan. Daardoor vermijden we dat we opnieuw alles zelf gaan uitvinden”, vertelt Benny Schietecatte, CIO bij Vento Group. “Door zo de public cloud in te schakelen, dwing je jezelf meer richting standaardprocessen te werken.”
De cloudtransformatie omvat drie centrale domeinen: finance, sales en HR. SuccessFactors moet het HR-beheer centraliseren en beter inzicht geven in personeelsdata over landen heen. SAP Sales Cloud ondersteunt het commerciële proces en klantbeheer, terwijl SAP Cloud ERP de financiële en operationele kern vormt.
Gefaseerde uitrol tot 2028
De implementatie van het nieuwe landschap gebeurt gefaseerd. Vento verwacht begin 2027 met de eerste vestiging live te gaan op SAP Cloud ERP. In de loop van 2027 volgen nog twee vestigingen, met een volledige afronding tegen 2028. Het HR-systeem wordt mogelijk sneller uitgerold, terwijl het CRM-project iets later start.
Volgens Schietecatte is de transformatie vooral een organisatorische uitdaging. “Vandaag werken veel teams nog naast elkaar”, stelt hij. “Met deze transformatie willen we evolueren naar één organisatie met één gedeelde basis.”
Voor de implementatie werkt Vento Group samen met de Belgische SAP-partner Expertum. Samuel Maeseele van Expertum onderschrijft de ambitie van het project. “Als organisatie moet je natuurlijk de switch maken. Bij Vento werkte alles, maar het was versnipperd. Nu realiseren ze iets nieuws waar ze enorm veel voordelen uit gaan halen.”
Basis leggen voor data en AI
Hoewel het project nog in een vroege fase zit, kijkt de groep al verder vooruit. Een belangrijke doelstelling is het verbeteren van de masterdata binnen de organisatie. Naar aanleiding van het ERP-project werden er bij Vento Group ook mensen aangeworven met databeheer als hoofdtaak.
Die stap is noodzakelijk om later meer data-analyse en AI te kunnen inschakelen. “AI kan alleen werken als je data correct en consistent zijn”, meent Schietecatte. “Door alles naar één centraal systeem te brengen, leggen we dan ook de basis voor toekomstige toepassingen.”
