Voor ODTH First Class Logistics, een Belgische logistieke KMO, is het cruciaal dat operationele prestaties en financiële inzichten op elkaar zijn afgestemd. Om sneller beslissingen te kunnen nemen en processen beter te sturen, investeerde het bedrijf in een centrale datafundering op basis van SAP Business Data Cloud.
“Waardevolle data hadden we altijd al, maar ze zaten verspreid over verschillende systemen en werden te weinig gebruikt”, zegt CFO Nicolas Heymans. “Vandaag kunnen we die data combineren en er echt inzichten uit halen.”
De uitdaging: groei en complexiteit vergen nieuwe aanpak
ODTH, dat 140 werknemers op de payroll, vier vestigingen en meer dan 150.000 m² magazijnruimte telt, begon ooit als logistieke partner voor een beperkt aantal klanten. Maar de mkb-organisatie groeide de voorbije jaren uit tot een organisatie met meer dan zestig klanten in uiteenlopende sectoren.
Die groei bracht ook meer complexiteit met zich mee. Op financieel vlak werkte het bedrijf lange tijd met één profitcenter waarin alles werd samengebracht. Maar naarmate de organisatie groeide, wilden ze bij ODTH veel beter kunnen inschatten hoe elke vestiging, elke activiteit en zelfs elke klant presteert.
Rapportering gebeurde wanneer iemand er tijd voor had. Dat kostte veel manuele inspanning en gebeurde dus niet altijd. Terwijl ook de CEO dagelijks wilde kunnen zien hoe de operatie en de financiële resultaten evolueren.
Eén dataplatform als fundament
ODTH besloot daarom te investeren in een centrale datafundering met SAP Business Data Cloud. Binnen die omgeving wordt SAP Datasphere gebruikt om data uit verschillende systemen te modelleren en te harmoniseren, terwijl SAP Analytics Cloud instaat voor dashboards en rapportering.
Volgens Koen Vanderwegen, SAP-expert bij implementatiepartner Flexso, speelde eenvoud daarbij een belangrijke rol. “Voor een KMO als ODTH is het belangrijk om het technologielandschap beheersbaar te houden. Door binnen één SAP-stack te blijven, vermijd je extra complexiteit en kan je sneller resultaten opleveren.”
De timing: in drie maanden resultaat
Die aanpak maakte effectief ook een relatief korte implementatie mogelijk. Het eerste traject werd in ongeveer drie maanden gerealiseerd. Waardoor ze snel konden aantonen dat het systeem waarde opleverde en het snel verder werd uitgebreid.
Volgens CFO Nicolas Heymans lag de uitdaging niet zozeer in de technologie zelf, maar in datagovernance: definities vastleggen en ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde manier naar cijfers kijkt.
Dat bleek soms verrassend complex. “Neem iets eenvoudigs als omzet per dag”, stelt Heymans. “Rekenen we met kalenderdagen of met werkdagen? Iedereen heeft daar een logische redenering voor, maar je moet wel één definitie kiezen. Pas wanneer je dat afspreekt, kan je betrouwbare rapportering bouwen.”
Het resultaat: dagelijkse inzichten
De nieuwe datalaag maakt het mogelijk om operationele en financiële data dagelijks te combineren. Daardoor krijgt het management veel sneller zicht op prestaties per klant, activiteit of vestiging. Dat betekent dat problemen of afwijkingen veel sneller kunnen worden opgemerkt en aangepakt.
Supervisors in het magazijn krijgen nu dagelijks inzicht in volumes, personeelsinzet en prestaties. De inzichten helpen: van prijszetting tot planning. Zo kunnen ze bij ODTH nu heel duidelijk inschatten hoeveel workforce nodig is voor een bepaalde klant of activiteit. Dat maakt het hen makkelijker om processen te verbeteren of samen met klanten te bekijken hoe iets efficiënter kan.
Daarnaast helpt de nieuwe aanpak bij het sturen op marges. “We proberen resultaten heel tastbaar te maken”, zegt Nicolas Heymans. “Bijvoorbeeld door te kijken hoeveel euro per minuut een bepaalde activiteit oplevert. Dat maakt het meteen duidelijk waar we het meeste impact kunnen hebben.”
Een belangrijk voordeel van de nieuwe aanpak is ten slotte dat discussies over cijfers grotendeels verdwijnen. “Vroeger had iedereen zijn eigen rapporten en spreadsheets”, zegt Chief Innovation Officer Bart Weymans. “Dan ging de discussie eerst over de cijfers zelf. Nu hebben we één model en spreken we vooral over de beslissingen die we moeten nemen. En kunnen we sneller sturen, beter plannen en onze marges optimaliseren.”
