Weg met die spreadsheets: de toekomst van business performance management

We leven in een tijdperk van grote tech­no­lo­gi­sche veran­de­ringen, markt­schom­me­lingen, enorme hoeveel­heden data en strengere regel­ge­ving. Kortom: de wereld is complexer dan ooit. Hierdoor wordt het voor finan­ciële besluit­vor­mers steeds lastiger om bedrijfspres­ta­ties te plannen en te analy­seren. Het is dan ook niet vreemd dat zij tools voor business perfor­mance mana­ge­ment omarmen om een scherper beeld te krijgen en concur­ren­tie­voor­deel te behalen.

Volgens onderzoek door BARC en BPM Partners onder­steunt 80 procent van alle orga­ni­sa­ties hun tradi­ti­o­nele plan­nings­pro­cessen inmiddels met speciale plan­nings­op­los­singen. Verras­send genoeg gaf ook 69 procent van de orga­ni­sa­ties aan nog altijd gebruik te maken van Excel en data handmatig te impor­teren en expor­teren, alsof de tech­no­logie de afgelopen 25 jaar heeft stil­ge­staan. Zijn bedrijven dan wel echt zo ver als het op business perfor­mance mana­ge­ment aankomt en welke stappen kunnen ze nog zetten?

Strategisch en voorspellend

De belang­rijkste vier gebieden waar business perfor­mance mana­ge­ment volgens het onderzoek nog verschil kan maken zijn: 

1. Stra­te­gi­sche planning: Maar liefst 92 procent van de orga­ni­sa­ties ziet de inte­gratie van de stra­te­gi­sche, finan­ciële en opera­ti­o­nele planning als een maatregel die sterke toege­voegde waarde of zelfs een belang­rijke vereiste is voor effectief bedrijfs­ma­na­ge­ment. Toch heeft slechts 34 procent van alle onder­vraagde bedrijven hun stra­te­gi­sche en opera­ti­o­nele korte­ter­mijn­plan­ning groten­deels of volledig geïntegreerd.

2. Het gebruik van simu­la­ties: De helft van de bedrijven (51%) vindt het gebruik van simu­la­ties om de impact van belang­rijke beslis­singen beter te kunnen inschatten enorm belang­rijk voor hun bedrijfs­voe­ring. Slechts veertig procent van alle mkb-orga­ni­sa­ties is echter van plan om op de middel­lange tot lange termijn simu­la­ties te omarmen.

3. Planning op basis van value drivers: Met value drivers kan vast­ge­steld worden welke factoren de waarde van een bedrijf beïn­vloeden of bepalen. Denk hierbij aan vari­a­belen zoals klant­ge­drag, produc­tie­kosten of perso­neels­ver­loop. Bedrijven in de regio Asia Pacific (59%) zetten al volop in op het analy­seren van deze value drivers. Orga­ni­sa­ties in Noord-Amerika (49%) en Europa (40%) blijven daarbij wat achter. 

4. Predic­tive planning: Meer dan de helft van alle onder­vraagde orga­ni­sa­ties is geïn­te­res­seerd in predic­tive planning en van plan om daar in de toekomst gebruik van te maken. Dit heeft namelijk diverse voordelen, zoals de moge­lijk­heid om gesug­ge­reerde waarden in het budget­te­rings- en prog­no­se­proces op te nemen, veri­fi­catie en kwaliteit van de hand­ma­tige planning te borgen en de intern beschik­bare data beter in te kunnen zetten. 

Nauwkeurig en geautomatiseerd

Binnen business perfor­mance mana­ge­ment zal ook de inzet van AI onmisbaar gaan worden. De tech­no­logie kan finan­ciële afde­lingen de volgende voordelen bieden:

1. Data­kwa­li­teit: Binnen gebieden zoals het opsporen van onre­gel­ma­tig­heden kan AI worden ingezet om uiteen­lo­pende gege­vens­bronnen te scannen. Hierdoor worden poten­tiële afwij­kingen veel sneller uitgelicht.

2. De nauw­keu­rig­heid van prognoses: AI is in staat om grotere datavo­lumes te verwerken. Dit helpt bij het iden­ti­fi­ceren van factoren die een grote impact hebben op de prognose, zoals histo­ri­sche trends en seizoensinvloeden.

3. Proce­sau­to­ma­ti­se­ring: Ook is AI ideaal voor het reduceren en voorkomen van mense­lijke fouten door het auto­ma­ti­seren van monotone processen, zoals gege­vens­in­voer, budget­te­ring en rapportage.

4. Signa­le­ring van cruciale data en trends: Als laatste kan AI worden ingezet als kosten­ef­fi­ci­ën­tere methode voor het uitlichten van opval­lende patronen in de data, zodat finan­ciële profes­si­o­nals die nader kunnen analy­seren en vervol­gens actie kunnen ondernemen.

De tech­no­logie is er dus al, maar het is aan orga­ni­sa­ties om deze ook echt voor hen te laten werken.

Vaarwel Excel 

Business perfor­mance mana­ge­ment is belang­rijker dan ooit in deze complexe tijden en er zijn meer dan genoeg kansen om hiermee aan de slag te gaan. Door het inte­greren van finan­ciële en opera­ti­o­nele data kunnen orga­ni­sa­ties een 360-graden overzicht op de bedrijfspres­ta­ties krijgen, een nieuwe invulling geven aan de manier waarop zij groei mogelijk maken, de effi­ci­ëntie opvoeren en de concur­rentie voor­blijven. Maar daarvoor moeten orga­ni­sa­ties wel de juiste tools en processen omarmen. En bovenal: defi­ni­tief afscheid nemen van Excel.