Gasunie heeft samen met partner Deloitte en SAP een cruciale stap gezet in haar digitale transformatie. Op 1 oktober 2024 ging het bedrijf live met SAP S/4HANA in de private cloud, als onderdeel van een groot intern IT-project: ‘project MAX’. Hiermee is Gasunie op IT-gebied grotendeels klaar voor de energietransitie, en kan het ook optimaal profiteren van AI en datagedreven inzichten.
Gasunie is in Nederland en Noord-Duitsland eigenaar van een uitgebreid netwerk voor gastransport en ‑opslag. En het beheert daarnaast ondergrondse gasopslagen, een leiding naar Engeland, een tanker voor de opslag van vloeibaar aardgas (LNG) in het westen van Nederland en in het noorden een terminal voor de aanvoer van LNG vanuit heel de wereld. De energietransitie vraagt echter om een bredere focus van het bedrijf. “Om bij te kunnen dragen aan de Europese klimaatdoelen en economische welvaart in Nederland, hebben we een visie ontwikkeld voor 2024. Daarin evolueren we van een traditioneel gastransportbedrijf naar een multi-energy transportbedrijf”, vertelt Adriaan Stel, CIO van Gasunie. “Naast aardgas gaan we bijvoorbeeld ook meer en meer waterstof, warmte, CO2 en groen gas transporteren.”
“Door die transitie werken we steeds intensiever samen met verschillende partners, bijvoorbeeld als het gaat om de ontwikkeling en het onderhoud van nieuwe energienetten”, vervolgt Stel. “Ons IT-landschap moet deze transformatie en de communicatie met partners goed ondersteunen.”
RISE with SAP
Het verouderde SAP R/3‑systeem van Gasunie, met ruim 25 jaar aan maatwerk, complexe integraties en een gedateerde interface, belemmerde echter innovatie en efficiëntie. “Elke upgrade vereiste opnieuw aandacht voor alle maatwerkoplossingen”, schetst Stel. “Dat werd onhoudbaar. We moesten ons IT-landschap voorbereiden op de toekomst.”
“Vanuit technologisch oogpunt was er een noodzaak om de overstap naar een nieuw systeem te maken, maar de noodzaak was toch vooral business gedreven”, aldus Roger Aretz, IT Manager Corporate Portfolio bij Gasunie. Karst Hellinga, Business Program Manager SAP S/4HANA bij Gasunie: “Het nieuwe systeem moet ons in staat stellen om de energietransitie efficient te faciliteren. Flexibiliteit en de mogelijkheid om op of af te schalen zijn hierin belangrijk, net als betaalbaarheid op de lange termijn.”
Omdat SAP diep in de bedrijfsprocessen van Gasunie is geïntegreerd, lag een migratie naar SAP S/4HANA voor de hand. Het energie-infrastructuurbedrijf koos daarbij voor een greenfield-implementatie, en voor RISE with SAP. Dit is een uitgebreid transformatietraject voor de overstap naar SAP S/4HANA in de private cloud.
How to eat an elephant?
De overgang naar SAP S/4HANA vond plaats in verschillende stappen. “We noemden het de ‘How to eat an elephant’-aanpak”, blikt Aretz terug. “We begonnen met het uitfaseren van systemen en verplaatsten functionaliteiten naar SaaS-oplossingen zoals SAP Ariba, SAP Fieldglass en SAP SuccessFactors. Vervolgens migreerden we onze on-premise R/3‑omgeving naar SAP HANA Enterprise Cloud (HEC), zodat we konden wennen aan werken in de cloud. Daarna hebben we de kern van ons systeem verder gestandaardiseerd, om uiteindelijk de overstap naar SAP S/4HANA te kunnen maken.”
De feitelijke migratie naar SAP S/4HANA nam twee jaar in beslag en vereiste een enorme inspanning van alle betrokkenen. Er werden bijvoorbeeld 57,8 miljoen records succesvol geladen, samen met de bouw van ruim 70 interfaces en 50 connecties. “Meer dan 400 medewerkers van Gasunie, Deloitte en SAP uit Nederland, België, het Verenigd Koninkrijk, de VS en India werkten intensief samen om dit te realiseren”, vertelt Stel.
Clean core als uitgangspunt
Een belangrijk principe tijdens de implementatie was het streven naar een ‘Clean Core’. “We wilden maatwerk minimaliseren en waar nodig loskoppelen van de backend, zodat upgrades eenvoudiger blijven”, legt Hellinga uit. “Veel processen, zoals financiële afsluitingen en logistieke operaties, zijn standaard. We hebben waar mogelijk vastgehouden aan standaardoplossingen om toekomstige flexibiliteit te garanderen.” Dankzij deze focus op standaardisatie is meer dan negentig procent van de processen nu gestandaardiseerd in SAP S/4HANA.
Gasunie maakte al intensief gebruik van het SAP Business Technology Platform (BTP), en met de implementatie van SAP S/4HANA werd de rol van BTP nog belangrijker. “Als je kiest voor een Greenfield-aanpak en een clean core nastreeft, is BTP een logische keuze”, licht Aretz toe. “Veel van onze functionaliteit is hierop gebouwd, waaronder belangrijke onderdelen van onze service- en assetmanagementoplossingen.”
Soepele overgang
De livegang op 1 oktober 2024 was een ‘big bang’: alle functionaliteiten gingen tegelijk live. “We hebben overwogen om het gefaseerd te doen, maar uiteindelijk bleek een enkele release de beste keuze”, zegt Rahul Chhatwal, partner bij Deloitte en verantwoordelijk voor de implementatie en succesvolle oplevering van het programma. “Deze aanpak stelde ons in staat om direct een volledig geïntegreerd systeem te leveren, zonder afhankelijkheden tussen oude en nieuwe processen.”
Om de overgang soepel te laten verlopen, zette Gasunie zwaar in op training en changemanagement. In totaal werden meer dan 1.500 gebruikers getraind in SAP S/4HANA en vonden ruim 285 eindgebruikerstrainingen plaats. “Veel mensen ervaren stress bij zo’n grote verandering”, zegt Stel. “Daarom hebben we een uitgebreid trainingsprogramma opgezet en de impact per medewerker geïnventariseerd. Ook installeerden we een hypercare-team om na de livegang snel in te grijpen bij eventuele problemen.”
“Hypercare gaf extra comfort aan de organisatie”, legt Hellinga uit. “We begonnen vroeg met verandermanagement, omdat bijna iedere collega, in meer of mindere mate, met veranderingen te maken kreeg.”
Klaar voor de toekomst met AI
Met de succesvolle migratie naar SAP S/4HANA in de private cloud heeft Gasunie een fundament gelegd voor een flexibele en efficiënte toekomst. “Dit systeem helpt ons om de energietransitie te ondersteunen en klaar te zijn voor nieuwe uitdagingen”, benadrukt Stel.
De toepassing van AI is volgens de CIO zo’n nieuwe uitdaging die bij Gasunie hoog op de agenda staat. “We onderzoeken hoe AI ons kan helpen, bijvoorbeeld bij rapportages. In plaats van talloze standaardrapporten te bouwen, kunnen we met AI on-demand analyses genereren. Ook in onderhoudskostenanalyse en standaardisatie verwachten we grote voordelen.”
Maar technologie is slechts een deel van de verandering. “Als je een Greenfield-aanpak kiest, gaat het niet alleen om technologie”, besluit Aretz. “Je ontwerpt nieuwe processen en na de go-live moet je mensen trainen en motiveren om deze daadwerkelijk te gebruiken. Dat is de fase waar we nu in zitten.”
