MAAS International heeft zijn commerciële processen grondig vernieuwd met SAP Sales Cloud. Het nieuwe CRM-platform vervangt het verouderde CRM-systeem en biedt verkoopteams beter inzicht, hogere datakwaliteit en mobiele functionaliteit. Tegelijk vormt het de fundering voor een bredere digitaliseringsslag, waarin integratie met SAP ERP en verdere procesautomatisering centraal staan.
MAAS is totaalleverancier van koffie, thee, vendingmachines en wateroplossingen voor de zakelijke markt. Vanuit het hoofdkantoor in het Brabantse Son levert het bedrijf aan organisaties door heel Nederland. MAAS maakt deel uit van Miko Coffee Service, een Belgisch concern met vestigingen in verschillende Europese landen.
Toekomstgerichte aanpak
Voor het klantcontact was het bedrijf in grote mate afhankelijk van een CRM-systeem. Dat liep echter op zijn laatste benen. “Ons oude systeem zat technisch vast”, vertelt Channel Manager Naomi Donninger. “Verbeteringen waren niet of nauwelijks meer door te voeren. Dat leidde tot veel handmatig werk, beperkte datakwaliteit en frustratie bij gebruikers.”
De wens om commerciële inzichten en operationele data te verbinden speelde eveneens mee. “In ons CRM leggen we vast wat de klant verwacht af te nemen, en in ERP zien we wat hij daadwerkelijk doet”, zegt Category Manager Maike Levering. “Daar kun je alleen op sturen als je beide systemen met elkaar integreert. Met SAP maken we dat nu wél mogelijk.”
Gestroomlijnde implementatie
MAAS overwoog meerdere CRM-oplossingen, maar koos voor SAP Sales Cloud omdat het moederbedrijf Miko al werkte met een eerdere versie. De implementatie werd uitgevoerd in samenwerking met SAP-partner The Value Chain, actief in zowel België als Nederland. Binnen een strak traject van 3,5 maand werd de nieuwe omgeving live gezet.
Een cruciale fase was de datamigratie: “We zijn er samen doorheen gegaan: welke data willen we overnemen, welke niet, kunnen we iets aanpassen of zijn er betere data beschikbaar”, aldus Levering. “Zo leerden we het nieuwe systeem al doende kennen.” Verkoopteams kregen duidelijke deadlines om hun gegevens aan te vullen en indien nodig te corrigeren.
Mobiele app versnelt informatievoorziening
Een directe verbetering is de inzet van de mobiele SAP Sales Cloud-app. Accountmanagers kunnen onderweg eenvoudig klantgegevens aanpassen en bijwerken. “Voorheen bleef informatie vaak liggen, nu werken we veel actueler en betrouwbaarder”, zegt Donninger.
Ook is de rolverdeling in het systeem scherper: medewerkers mogen alleen hun eigen klantdata aanpassen, niet die van collega’s. Levering legt uit: “Medewerkers kunnen hun eigen data bijwerken, maar niet die van anderen. Zo voorkomen we vervuiling in de ruwe data.”
Voorbereid op verdere integratie en automatisering
De implementatie van SAP Sales Cloud is het startpunt van een gestructureerde roadmap tot 2027. De eerstvolgende stap is integratie met SAP ERP, zodat verkoopprognoses, contracten en realtime verbruik in één omgeving samenkomen. Automatisch offertes opstellen en dashboards voor contractmanagement staan eveneens op de planning.
Daarnaast zet MAAS in op datagedreven klantinteractie. Verkoopcampagnes binnen SAP Sales Cloud worden gekoppeld aan specifieke triggers en een integratie met Microsoft 365 moet zorgen voor gerichtere e‑mailcampagnes. “We willen af van versnipperde tools als Mailchimp en toewerken naar één uniforme communicatieomgeving”, aldus Donninger.
Brede samenwerking
Deze implementatie sluit aan bij een bredere digitale transformatiestrategie binnen de Miko-groep. “We kijken continu welke SAP-applicaties ons moederbedrijf gebruikt en hoe wij die lokaal kunnen inzetten”, zegt Levering. “Dat voorkomt dubbel werk en versterkt de samenhang tussen onze organisaties.”
Voor MAAS is SAP Sales Cloud het fundament voor toekomstige innovaties. “We hebben nu een solide basis”, besluit Donninger. “De datakwaliteit is beter, de samenwerking verloopt soepeler en de klantinformatie is actueler. Daardoor kunnen wij onze klanten nog beter bedienen en blijven doen waar we goed in zijn: koffie, thee, snacks en service leveren op elk moment van de dag.”
