Swapfiets houdt reparatiesnelheid hoog met SAP en Aiden

Swapfiets voert jaarlijks maar liefst 600.000 repa­ra­ties uit in zijn winkels en ware­houses. En dat in acht landen. Voor meer controle over de supply chain verruilde Swapfiets samen met partner Aiden zijn spread­sheets voor SAP S/​4HANA Cloud Public Edition.

Swapfiets, bekend van de fietsen met de iconische blauwe band, viert dit jaar zijn tienjarig bestaan. Drie studenten van de TU Delft intro­du­ceerden in 2014 een even eenvoudig als effectief concept: voor een vast bedrag per maand hebben Swapfiets-members altijd een werkende fiets. Zijn er problemen, dan wordt de fiets gere­pa­reerd of direct ‘geswapt’. “Met ons circu­laire busi­ness­model en door fietsen in te zetten als efficiënt en duurzaam vervoer­middel, dragen wij bij aan de verduur­za­ming en leef­baar­heid van steden”, aldus Rutger van Ouwerkerk, Senior Product Manager ERP bij Swapfiets.

Inmiddels heeft Swapfiets ruim 270.000 members in bijna vijftig steden, verspreid over acht Europese landen. De members kunnen kiezen voor zowel een tradi­ti­o­nele fiets als voor een e‑bike. En dat aantal blijft groeien. “In de steden waar we actief zijn, willen we een blauwe band zien in elk fiet­senrek”, stelt Van Ouwerkerk. Een ambitie waar de 1.200 mede­wer­kers elke dag aan werken.

Van start-up naar scale-up

“We zijn nu in de fase waarin we van een start-up naar een volwaar­dige business gaan”, vertelt Van Ouwerkerk. Dit betekent onder andere dat het repa­ra­tie­proces geop­ti­ma­li­seerd moet worden. De juiste reser­ve­on­der­delen moeten op het juiste moment op de juiste plek zijn, zodat een fiet­sen­maker niet misgrijpt als hij bijvoor­beeld een zadel moet vervangen. “Anders blijven we zitten met fietsen die we niet kunnen repareren.”

Dat was zonder een ERP-systeem makke­lijker gezegd dan gedaan. “We werkten met spread­sheets en hadden onvol­doende inzicht in de mate­ri­aal­stromen. Een verzoek voor onder­delen leidde tot een bestel­for­mu­lier naar het distri­bu­tie­cen­trum. En als een onderdeel op was, dan was het gewoon op. De hele supply chain – van de leve­ran­cier van onder­delen tot aan ons distri­bu­tie­cen­trum en vervol­gens naar de ware­houses en winkels – was een grote black box. Daardoor hadden we geen grip op onze mate­ri­aal­stromen, en dus ook niet op de gere­la­teerde geldstromen.”

Fundament voor groei

Een transitie naar een volwassen ERP-systeem was onver­mij­de­lijk. Swapfiets wilde echter geen eigen oplossing bouwen of het systeem zelf beheren en onder­houden. Een cloud­op­los­sing was daarom een logische keuze. Van Ouwerkerk: “We willen ons richten op service aan onze members.”

SAP S/​4HANA Cloud Public Edition bleek voor Swapfiets de beste oplossing te zijn. Dat had ook te maken met de moge­lijk­heden die SAP biedt voor stan­daar­di­satie. “Door te stan­daar­di­seren leg je de basis voor groei. SAP biedt daarvoor de best practices. We kunnen supply chain-processen zelf confi­gu­reren, maar altijd met een best practice als uitgangspunt.”

Nieuwe werkelijkheid creëren

Na een ‘kickstart’ met SAP koos Swapfiets Aiden als imple­men­ta­tie­partner voor SAP S/​4HANA. “Dat bleek een goede match”, zegt Van Ouwerkerk. “Vanaf het begin was er een goede cultural fit. Aiden had de expertise in huis om ons te bege­leiden in een traject dat voor Swapfiets compleet nieuw en misschien zelfs een beetje spannend was. Ze begrepen precies wat zo’n project betekent voor een bedrijf waar eigenlijk nog geen vaste processen waren.”

“Met de imple­men­tatie van een ERP-systeem creëer je een nieuwe werke­lijk­heid”, voegt Kees Boers, Business Devel­op­ment Manager bij Aiden, toe. “De uitdaging ligt in het bege­leiden van de gebrui­kers die met het nieuwe systeem moeten gaan werken. Voor hen is het een complexere appli­catie dan ze gewend waren. Dan is het belang­rijk om extra aandacht te besteden aan het opleiden en onder­steunen van het team.”

“Leren werken met een nieuw systeem kost tijd. Je kunt niet zomaar alles in één keer pats-boem uitrollen en zeggen: vanaf nu werken jullie met SAP, succes ermee”, legt Van Ouwerkerk uit. Swapfiets koos daarom voor een gelei­de­lijke uitrol, waarbij eerst het hoofd­kan­toor werd overgezet op het nieuwe systeem. “Vervol­gens hebben onze project­ma­na­gers elk van de achttien ware­houses in de acht landen bezocht om de imple­men­tatie persoon­lijk te bege­leiden en de gebrui­kers te trainen. Deze combi­natie van tech en opera­tions maakte dit een succes­volle implementatie.”

Reparatiesnelheid optimaal houden

De imple­men­tatie werd in april 2024 volledig afgerond. Volgens Van Ouwerkerk ervaren de gebrui­kers inmiddels de voordelen van SAP S/​4HANA Cloud. “De hele supply chain voor reser­ve­on­der­delen is nu inzich­te­lijk. Ware­houses zien direct wanneer een onderdeel niet op voorraad is en wanneer het wordt geleverd. We willen nu nog meer inzichten uit het systeem halen. Als we bijvoor­beeld weten wat de snel­lo­pers zijn, kunnen we daar onze bestel­lingen op afstemmen. Alles om de repa­ra­tie­snel­heid zo optimaal mogelijk te houden.”

“We weten nu precies wat we hebben, wat we bestellen en wat we betalen”, besluit Van Ouwerkerk. “Dit geeft ons volledige controle over inkoop en voorraad. De volgende stap is het migreren van onze fietsen en batte­rijen naar SAP. Daarmee krijgen we nog meer inzicht voor opti­ma­li­satie. Eind 2024 hebben we de eerste delen gerealiseerd.”