Hoe zorg je als snelgroeiende scale-up met een aantal zelfstandig opererende bedrijfsonderdelen voor inzicht, soepele operationele processen en goede schaalbaarheid? De maakindustrie-innovators van Wefabricate vonden het antwoord in de overstap naar SAP S/4HANA in de public cloud als toekomstvast ERP-platform voor verdere groei, via het GROW with SAP-programma. SAP-partner McCoy begeleidde het implementatietraject.
Wefabricate is een Nederlandse scale-up, gespecialiseerd in de productie en het ontwerp van hoogwaardige oplossingen voor de maakindustrie. Samen met de klant ontwerpen ze innovatieve producten en bijbehorende productielijnen, waarbij efficiency en duurzaamheid centraal staan.
De meest veelbelovende innovaties zijn volgens een incubatormodel ondergebracht in zogeheten ‘cellen’: zelfstandig opererende bv’s die zich focussen op een specifieke oplossing. Zo produceert de cel Fyllar een dispenseroplossing voor de retail waarmee consumenten plastic verpakkingen kunnen navullen. De cel WeHeat ontwikkelt een AI-gestuurde warmtepomp die op basis van gebruikersgedrag en de stroomprijs de kosten en het verbruik van energie zoveel mogelijk terugdringt.
Het bedrijf maakt sinds de oprichting in 2019 een onstuimige groei door. Die groei was zo sterk, dat ze tegen de limieten van de ERP-omgeving aanliepen. “Onze kernprocessen waren ondergebracht in een opensource ERP-oplossing, aangevuld met applicaties van derden”, schetst Arno van der Heijden van Wefabricate. ”Dat opensourcepakket bood geen warehousingfunctionaliteit. Daarnaast was onderbrengen van de verschillende cellen in die omgeving eigenlijk onmogelijk. Daardoor moesten we voor iedere cel een aparte ERP-omgeving opzetten. Daardoor was de omgeving nauwelijks schaalbaar en beheersbaar.”
Ambitieus maar rationeel
Eind 2022 maakte Wefabricate de keuze voor radicale wijziging. Het plan: de hele ERP-omgeving vervangen door een modern, geïntegreerd en toekomstbestendig totaalplatform dat kon faciliteren in verdere groei: SAP S/4HANA Cloud. Een stevige basis die verder werd ingekleed met SAP Central Invoice Management voor factuurbeheer en SAP EWM voor warehousemanagement.
Wefabricate koos daarbij voor GROW with SAP, het programma dat voor scale-ups tegen een vaste prijs per maand alle benodigdheden biedt voor de digitale transformatie. “We zochten naar een oplossing die ons voor de komende decennia in al onze behoeften en groeiambities kon voorzien. SAP S/4HANA Cloud biedt ons niet alleen alle functionaliteit die we nu nodig hebben, maar ook een platform voor toekomstige wensen en groei. Met SAP zijn we daarvoor optimaal voorbereid.”
De overstap naar het geavanceerde en functierijke SAP S/4HANA klinkt ambitieus voor zo’n jong bedrijf, maar is op de keper beschouwd heel rationeel: “Je kunt beter in een vroeg stadium overstappen en de juiste basis leggen voor de toekomst, dan wachten tot het echt niet meer anders kan. Nu is dat nog relatief eenvoudig”, legt Jan Laros, Sales Director bij McCoy uit. “Wanneer je als organisatie veel groter bent, is zo’n project veel kostbaarder en ingewikkelder.”
Lef en positieve energie
Dat bleek ook in de praktijk: binnen tien weken stond een volledig werkende ERP-omgeving. Een waarin bovendien waar mogelijk alle kernprocessen waren gestandaardiseerd. “Wefabricate zit vol lef en positieve energie. Ze durfden niet alleen die stap te zetten, maar gingen er ook echt voor”, zo duidt Laros het succes. “Dankzij hun korte lijnen en besluitvaardigheid hebben we samen in korte tijd flinke stappen genomen. Die mindset en cultuur past bovendien goed bij ons als McCoy, en dat maakte de samenwerking heel prettig en effectief.” Inmiddels draait de nieuwe omgeving naar volle tevredenheid. Met name de financiële integratie is voor Wefabricate een grote stap voorwaarts. “We zien hoe goed een cel draait, en waar eventuele bijsturing nodig is. Ook hebben we een veel betere controle over onze logistieke processen.”
Inzicht in de totale kostprijs
Hij noemt als praktisch voorbeeld het grotere inzicht in de productiekosten van de Blackbird, een AI-gestuurde warmtepomp geproduceerd door de bedrijfscel WeHeat. “Die warmtepomp bestaat uit honderden onderdelen. Die moeten we inkopen of produceren. Voorheen was het daardoor heel ingewikkeld om de productiekosten te berekenen, maar met SAP weten we altijd precies de kostprijs van elk onderdeel en daardoor ook van het hele apparaat.”
Helemaal afgerond is het project nog niet. “Er is nog zeker winst te behalen. Zo moeten onze locaties in China en Budel nog op SAP overstappen. Daarnaast willen we in de komende tijd alle niet-essentiële functies gaan ontdekken en activeren. Daarna volgt dan nog een optimalisatieslag, bijvoorbeeld rondom de integratie tussen de EWM- en ERP-omgeving. Wat dat betreft is het echt een voordeel dat we vroeg gestart zijn, nu is dat allemaal nog relatief eenvoudig.”
Duurzaamheid in DNA
De toekomst ziet Van der Heijden met SAP positief tegemoet. Een belangrijke reden daarvoor is dat Wefabricate SAP niet alleen beschouwt als een technologiepartner, maar ook een belangrijke match op het gebied van duurzame ambities. “Wij gaan bij alles wat we doen uit van het maken van een positieve impact op de samenleving en de planeet. Dat zit in ons DNA, maar ook in dat van SAP.”
Op dat gebied is SAP een hele logische partner. “Met SAP S/4HANA Cloud hebben we niet alleen een stevige basis gelegd voor duurzame groei en innovatie. Met SAP aan onze zijde hebben we ook partners gevonden waarmee we die duurzaamheidsambities samen verder kunnen uitbouwen en vormgeven.”
