Digital employee experience als wapen in ‘war for talents’

Een positieve digitale employee expe­rience is belang­rijk om nieuwe talenten aan te trekken en goede mede­wer­kers te behouden. In de meeste bedrijven is HR daarvoor sterk afhan­ke­lijk van IT. Beide afde­lingen spreken echter niet steeds dezelfde taal. 

 IT en HR zijn heel verschil­lende afde­lingen, maar dienen eenzelfde doel: het onder­steunen van de werk­ne­mers in hun werk. HR is daarbij echter ook afhan­ke­lijk van IT, bijvoor­beeld bij de onboar­ding van nieuwe werk­ne­mers. Kan een nieuwe werknemer niet bij de juiste data, infor­matie of heeft de werknemer nog geen laptop of e‑mailadres op zijn eerste werkdag, dan heeft dat direct effect op het enthou­si­asme en de productiviteit. 

En ook bij andere HR-taken is IT onmisbaar, van het recruit­ment­proces tot aan de systemen voor de persoon­lijke ontwik­ke­ling van nieuw personeel en de loon­ad­mi­ni­stratie vertelt Eddy Aerts, Partner Alliance Manager BeLux bij OutSys­tems (zie onderaan voor meer infor­matie over het onderzoek naar de digitale employee expe­rience van OutSys­tems). Bovendien is het voor HR ook belang­rijk dat werk­ne­mers hun taken goed kunnen uitvoeren met onder­steu­ning van tech­no­logie, dus dat de zogeheten ‘digital employee expe­rience’ goed is. De kans bestaat anders immers dat een werknemer snel weer vertrekt. “HR en IT moeten samen­werken om ervoor te zorgen dat de juiste tools en apps gekozen worden.” 

Hoe leer je elkaar begrijpen? 

In de praktijk zie ik drie concrete uitda­gingen in deze samen­wer­king, te beginnen met het feit dat IT en HR compleet verschil­lende werelden zijn. Elkaar weten te vinden, kan dan dus best lastig zijn, zeker als je niet altijd veel kennis hebt over het domein van de ander. 

Het eerste instinct is misschien om HR dan maar te laten vertellen wat ze nodig hebben, zodat IT dat kan bouwen. Maar dat is niet altijd de beste oplossing want ook binnen HR kunnen verschil­lende visies bestaan, waardoor er verschil­lende – en soms zelfs tegen­strij­dige – wensen bij IT terecht kunnen komen. Wordt aan alles gehoor gegeven, dan bestaat de kans dat de resul­te­rende tool niet gebruiks­vrien­de­lijk of überhaupt bruikbaar is. 

IT of HR leidende rol? 

Moet IT dan een leidende rol nemen? Waar­schijn­lijk ook niet, want IT weet niet precies wat HR nodig heeft. Maar IT heeft wel inzicht in wat de markt aan nieuwe, nuttige inno­va­ties te bieden heeft, waar HR ook weer zijn voordeel mee kan doen. De truc is om de middenweg te vinden en daarin te inves­teren. En dat begint met het leren spreken van dezelfde taal. Een goede tip is ervoor te zorgen dat beide afde­lingen één aanspreek­punt hebben. 

Het HR-aanspreek­punt kan binnen de afdeling vragen naar wat func­ti­o­neel nodig is en wat men eigenlijk zoekt. Het IT-aanspreek­punt verzamelt bij het HR-aanspreek­punt de infor­matie die IT nodig heeft om in de aanwezige behoeften te voorzien en vertaalt dat voor IT naar taken en inzichten waar zij verder mee aan de slag kunnen. 

Communicatie zorgt voor betere adoptie 

Commu­ni­catie tussen de beide afde­lingen is dus van enorm belang. Niet alleen om te zorgen dat daad­wer­ke­lijk in de behoeften van HR wordt voorzien, maar ook bij de verdere adoptie van nieuwe tools en functies. Het grootste probleem van ieder IT-project is immers adoptie. Vaak wordt de gebruiker gewoon vergeten terwijl je het project draait. Men let op budget, op de project­tijd en op de rest van de imple­men­tatie, maar niet op de gebruiker. 

Dat terwijl de eind­ge­bruiker er natuur­lijk uitein­de­lijk mee aan de slag moet. Een gebruiker – dus de HR-afdeling of andere eind­ge­brui­kers in het bedrijf – meenemen in het ontwik­kel­proces kan dus helpen om betrok­ken­heid te creëren en de adoptie te verge­mak­ke­lijken. Maar niet iedereen heeft daar behoefte aan of voldoende IT-kennis voor. Daarom is het goed om gebrui­kers in een vroeg stadium te vragen of ze mee willen denken of niet. Zo ja, dan ligt de rode loper voor ze uit. Zo niet, dan vraag je hen best welke criteria het meest cruciaal zijn. 

Daarnaast kan het helpen om samen te over­leggen over de adoptie van nieuwe tools en functies. Neem dus de tijd om samen te gaan zitten en te bespreken wat er nodig is. 

Tips en adviezen 

• Probeer de middenweg te zoeken en investeer daarin. Dat begint met het leren spreken van dezelfde taal. 
• Zet een tussen­per­soon in, in de vorm van analisten. 
• Vergeet vooral de gebruiker niet. Betrek deze in een vroeg stadium. 
• Overleg over de adoptie van nieuwe tools en functies. 
• Manage verwach­tingen: maak gebruik van baro­me­ters op de schermen, orga­ni­seer lunch­ses­sies, zet filmpjes in de nieuws­brief, hang posters op en zorg voor inloopuren. 
• Stel prio­ri­teiten: Als het aan IT is om die te bepalen, kun je het ze makke­lijker maken door als HR IT op tijd in te lichten over bijvoor­beeld het aantal mede­wer­kers dat op een bepaald moment gaat starten. Of als het aan de busi­ness­zijde van het bedrijf is om te besluiten wat prio­ri­teit heeft, kan dat betekenen dat HR en finance met elkaar in gesprek moeten over wie als eerste mag. Pas als de business er echt niet uitkomt of ze het echt niet willen beslissen, maakt IT de keuze. 

Goede digitale employee experience 

Een goede digital employee expe­rience is enorm belang­rijk voor het behoud van werk­ne­mers, aldus 45% van de HR-profes­si­o­nals uit een onderzoek dat OutSys­tems in Nederland deed. Gelukkig gaat dit bij veel orga­ni­sa­ties al goed: 73% vindt dat de huidige orga­ni­satie een goede employee expe­rience biedt. Dat zag je ook in de coro­na­tijd wel: het omscha­kelen naar thuis­werken ging bij de meeste bedrijven even met pijn en moeite, maar uitein­de­lijk ging het best goed. 

Toch zijn er zeker nog verbe­te­ringen mogelijk. We hebben de afgelopen jaren ook gezien dat veel IT-orga­ni­sa­ties vooral systemen in de lucht aan het houden waren. Dus die hadden het moeilijk om proactief en inno­va­tief te zijn, want eigenlijk konden ze het niet aan. We herkennen dus ook dat bij veel orga­ni­sa­ties veel verbe­te­ring mogelijk is en dat de orga­ni­sa­ties dat zelf ook wel zien. Vooral de IT-orga­ni­sa­ties en IT-leiders nemen het voortouw in het nadenken over hoe ze de business kunnen onder­steunen en ervoor kunnen zorgen dat werk­ne­mers hun werk beter en gemak­ke­lijker kunnen doen. De focus ligt dan heel erg op produc­ti­vi­teit, maar ook op gemak en geluk binnen het werk. 

Bovendien is de digitale wereld constant in beweging, net als orga­ni­sa­ties zelf. De digitale ervaring moet dus constant bijge­steld worden om efficiënt te blijven. Hoewel 73% van de onder­vraagden in Nederland aangeeft nu een goede digital employee expe­rience te bieden, moet dit dus goed onder­houden worden. Zeker gezien het feit dat een slechte employee expe­rience uitstroom kan verhogen. Door dit goed in te richten en bij te houden, behoud je personeel in tijden van schaarste en verhoog je de produc­ti­vi­teit van medewerkers.