‘Business-IT alignment in complexe organisaties is mensenwerk’

Het haalt regel­matig het nieuws: mislukte infor­ma­tie­tech­no­logie (IT) projecten, niet waar­ge­maakte beloftes van digi­ta­li­se­ringstra­jecten en grote IT-inves­te­ringen zonder duidelijk resultaat. Vaak hebben deze problemen te maken met een gebrek aan business-IT alignment (BITA), een geza­men­lijk gedragen inzet en gebruik van IT, die aansluit bij de doelen, behoeften en stra­te­gieën van de orga­ni­satie. In complexe orga­ni­sa­ties, waar de toepas­sing van BITA een extra uitdaging vormt, biedt het opbouwen van een orga­ni­sa­tie­brede co-evolu­ti­o­nary infor­ma­tion systems alignment compe­tentie uitkomst. Dat conclu­deert Pien Walraven in haar proef­schrift, waarop ze 17 maart 2023 promo­veerde aan de Neder­landse Open Univer­si­teit in Heerlen.

Het nastreven van business-IT alignment in complexe omge­vingen vormt een behoor­lijke uitdaging. Complexe orga­ni­sa­ties hebben vaak meerdere, ambigue en soms zelfs tegen­strij­dige doelen. Ook zijn er meerdere stake­hol­ders, die allemaal hun eigen visie hebben op het toepassen van IT. Bovendien worden complexe omge­vingen geken­merkt door snel veran­de­rende omstan­dig­heden op sociaal, wetgevend en technisch gebied.

Traditionele benaderingen ontoereikend

In deze context zijn tradi­ti­o­nele bena­de­ringen voor BITA ontoe­rei­kend. Het op de complexe adaptieve systeem­the­orie geba­seerde concept van co-evolu­ti­o­nary infor­ma­tion systems alignment (COISA) lijkt betere resul­taten te bereiken. Voor haar proef­schrift deed Pien Walraven hier nader onderzoek naar. Drie aspecten kwamen daarbij aan de orde:

• expliciet maken wat de essen­tiële onder­delen zijn van een aanpak die recht doet aan de omstan­dig­heden van complexe organisaties;
• een manier ontwik­kelen om deze aanpak in de praktijk meetbaar en uitvoer­baar te maken;
• de vraag beant­woorden in hoeverre de ontwik­kelde aanpak inderdaad effect heeft bij complexe organisaties.

Resultaten van het onderzoek

Business-IT alignment in complexe orga­ni­sa­ties is echt mensen­werk, conclu­deert Walraven. In de kern gaat het over de motivatie en de compe­tentie om een geza­men­lijk­heid te creëren tussen mensen met verschil­lende perspec­tieven. Empa­thisch vermogen is hierin onmisbaar. Walraven neemt als voorbeeld het elek­tro­nisch pati­ën­ten­dos­sier (EPD) in zieken­huizen. Wat betekent het voor de perspec­tieven van artsen, verpleeg­kun­digen, admi­ni­stra­tief mede­wer­kers en patiënten om het EPD op de ‘juiste’ manier toe te passen en hoe bereik je daarin zoveel mogelijk geza­men­lijk­heid? Het uitgangs­punt dat de patiënt centraal staat, kan een manager er wellicht toe aanzetten de meest effi­ci­ënte hulp te bieden aan een patiënt, terwijl een verpleeg­kun­dige meer ziet in een zo persoons­ge­richt mogelijke aanpak.

Verschillen bespreekbaar maken

Beide invul­lingen vragen om verschil­lende of misschien zelfs tegen­strij­dige toepas­singen van ICT. Om geza­men­lijk tot een ‘juiste’ IT- toepas­sing te komen, is het belang­rijk om die verschillen expliciet en bespreek­baar te maken. En zo samen te bepalen waar het zieken­huis als orga­ni­satie voor staat en wat dat betekent voor de orga­ni­satie, inrich­ting en het gebruik van ICT. Door dit integraal – op verschil­lende niveaus – toe te passen, kunnen ook complexe orga­ni­sa­ties toewerken naar business-IT alignment. Daarbij moet expliciet aandacht worden besteed aan het motiveren en faci­li­teren van alle partijen om écht samen te werken.