Binnen iedere organisatie worden bestanden verzonden, maar nog te vaak gebeurt dat onbeveiligd – en dus met onnodig risico. Zo gebruikt meer dan de helft van de werknemers zijn privé e-mailadres voor het versturen van bedrijfsgegevens. Ook worden vaak nog gratis, online tools gebruikt voor het versturen van grotere bestanden. Dit mag dan wel makkelijk zijn, het is niet altijd even veilig. Helemaal niet als het om privacygevoelige bedrijfsbestanden gaat.
Beter is het om in dat geval een tool voor bestandsoverdracht te gebruiken die veilig én gebruiksvriendelijk is. Dat eerste omdat je dan het risico op datalekken voorkomt, dat tweede omdat je niet wilt dat werknemers op zoek gaan naar een tool die ze wél fijn vinden. Maar waar moet je op letten bij de keuze voor een verzendtool voor grotere bestanden? Synology geeft tips met de volgende vijf voorwaarden die houvast bieden.
1. Standaard end-to-end encryptie
Kies expliciet voor een oplossing die alle verzonden en ontvangen bestanden standaard lokaal versleutelt en decodeert. Zo zijn bestanden en wachtwoorden versleuteld tijdens de transfer en beschikken alleen de verzender en ontvanger over de sleutels om de bestanden vrij te maken van encryptie. Door bijvoorbeeld de encryptiestandaard AES-256 te gebruiken, zijn bestanden beschermd en heeft zelfs de aanbieder van de verzenddienst geen toegang tot je bestanden. De kans dat onbevoegden toegang hebben tot je gegevens wordt hiermee sterk verkleind.
2. Extra verificatie voor download
Een tikfout is snel gemaakt en het kan dus voorkomen dat je jouw bestanden per ongeluk naar de verkeerde ontvanger stuurt. Om te voorkomen dat diegene toch bij de bestanden kan, kun je kiezen voor een oplossing die nog met een eenmalig wachtwoord (one-time password, OTP) werkt voordat de bestanden daadwerkelijk kunnen worden gedownload. Op die manier creëert de verzender een extra controlemoment om te verifiëren of de ontvanger inderdaad de juiste is.
3. Kies voor lokale opslag
Maak de keuze voor een oplossing die bestanden lokaal opslaat en niet in de cloud. Zo ben je minder afhankelijk van de kwetsbaarheden van systemen en connecties. Bovendien, de zwakste schakel in elke securitystrategie is nog altijd de mens. Door gegevens lokaal te bewaren, heb je beter inzicht in wie wanneer en waar toegang heeft tot bestanden. Ook het beschermen van gegevens is overzichtelijker als er maar één plek is waar deze data opgeslagen zijn.
4. Beperk vertraging
Wanneer meerdere werknemers tegelijkertijd grote bestanden willen versturen, is het wel zo fijn als dit niet tot vertraging leidt (met alle gevolgen voor de gebruiksvriendelijkheid en medewerkers die dan toch op zoek gaan naar een online tool zonder haperingen). Let er bij je keuze voor een verzendtool dan ook op hoeveel simultane verzendingen deze aankan (en hoe groot bestanden mogen zijn zonder dat er vertraging optreedt).
5. Gradaties van bescherming
Alle gegevens zijn privacygevoelig, maar sommige gegevens zijn net wat privacygevoeliger. De beste tools om bestanden te delen beschikken dan ook over extra opties voor gegevens die net wat meer bescherming verdienen. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van een watermerk aan een afbeelding. Door te kiezen voor een verzendtool die deze optie biedt, hoef je geen gebruik te maken van een tweede applicatie. Ook het instellen van een vervaldatum of een limiet op het aantal downloads zou een standaardoptie moeten zijn.
