Heel wat sectoren en bedrijven blijven in sneltreinvaart digitaliseren. Het helpt hen immers om zware administratieve processen te vereenvoudigen en hun middelen en menselijk kapitaal in te zetten om echt meerwaarde te creëren voor de eindklant. In België kan men niet rond ITSME heen als men overweegt processen te digitaliseren. Deze ondertekenings- en identificatietool wordt immers al door 80% van de Belgische volwassenen tussen 18 en 80 gebruikt om maandelijks tussen de 25 en 35 miljoen logins te doen, transacties te ondertekenen of zich te identificeren. De toepassing helpt meer dan 20 sectoren bij het efficiënter maken van hun dagdagelijkse werking en wordt steeds meer aan andere sectorspecifieke software gelinkt.
Onder deze sectoren mogen we ook deze van de cijferberoepers rekenen. Accountants, bedrijfsrevisors en auditors hebben de afgelopen sterk geïnvesteerd in automatisering. Het maakt bij hen tijd vrij voor wat echt telt, goed fiscaal, boekhoudkundig en juridisch advies geven aan hun klanten.
Penneo, een toonaangevende Deense leverancier van SaaS-oplossingen die accountants toelaat om diverse documenten digitaal te laten ondertekenen en workflows te automatiseren koppelde eveneens ITSME aan hun product Penneo Sign om het zo optimaal af te stemmen op de Belgische markt. Werner Temmerman, Senior Manager bij het bedrijf lichtte ons toe welke efficiëntiewinst de cijferberoepers kunnen boeken.
Waarom zetten accountants massaal in op digitalisering?
Wel ik zie 2 grote drijfveren. In eerste instantie is er de verwachting van hun klanten zelf. Steeds minder bedrijfsleiders of bestuurders zijn bereid om langs het kantoor van hun accountant te passeren om documenten te gaan ondertekenen. Tijdens de COVID-periode hebben ze immers gemerkt dat allerhande leveranciers het mogelijk maakten om administratieve formaliteiten vanop afstand te regelen. Investeren in digitalisering is dus voor accountants in eerste instantie noodzakelijk om aan de veranderende cliëntenbehoeftes te voldoen. In het Aberdeen B2B Sales report geeft 31% van de ondervraagde cijferberoepers aan dat het gewoon noodzakelijk is om concurrentieel te blijven.
Daarnaast worden accountants steeds meer geconfronteerd met bijkomende administratieve verplichtingen die hen door de fiscus en overheid worden opgelegd. Het gaat dan bijvoorbeeld over bijkomende rapportering in het kader van de antiwiswaswetgeving of het inkorten van aangiftetermijnen inzake personen- en vennootschapsbelastingen. Om hieraan te voldoen en er ook nog voor te zorgen dat hun medewerkers tijd overhouden om klanten te adviseren, is digitalisering gewoon een must.
Kunt u een concreet voorbeeld geven van een proces dat makkelijk gedigitaliseerd kan worden?
Ik denk dan onmiddellijk aan het opmaken en valideren van jaarrapporten en -rekeningen. Dit zijn documenten die binnen een bepaalde deadline moeten worden neergelegd. Bij de opmaak van deze documenten zijn heel wat partijen betrokken zoals de boekhoudafdeling, de corporate communication afdeling, de accountant, een bedrijfsrevisor, enzovoorts. Accountants hebben massaal geïnvesteerd in document management systemen (DMS) die ervoor zorgen dat bijvoorbeeld iedere partij steeds op de meest recente versie werkt en die ook de opvolging makkelijker maken. In 1 oogopslag kan men via een dashboard zien wie er met het document aan de slag is en wat de status is.
Eens deze documenten finaal zijn moeten ze worden ondertekend door de bestuursleden. Bij internationale bedrijven zitten de bestuurders vaak verspreid in verschillende landen. Via het DMS-systeem worden de documenten hen elektronisch toegestuurd ter verificatie en ondertekening. Als men aan deze software een oplossing koppelt zoals bijvoorbeeld Penneo Sign waarin ITSME is geïntegreerd kan de bestuurder makkelijk identificeren en de documenten elektronisch ondertekenen via de app.
Het systeem zal ook automatisch opvolgings- en herinneringsmailtjes uitsturen om de betrokkenen aan te zetten om het nodige te doen. Er is dus niet langer opvolging nodig via manuele of excellijstjes.
Dankzij de koppeling aan het DMS zullen de ondertekende documenten ook automatisch op de juiste plek worden gearchiveerd.
Een belangrijke efficientiewinst dus. Wat is de return on investment van dergelijke digitalisering?
Bij onze klanten zien we in eerste instantie dat documenten sneller ondertekend worden. 80% van de elektronisch verstuurde documenten komt al binnen de dag ondertekend terug. Doet men dit op de traditionele manier dan mag men al snel een doorlooptijd van 5 dagen rekenen.
Omdat er minder manuele opvolging is bespaart een account tussen de 30 en 45 minuten per klant per jaar.
Dankzij deze belangrijke tijdswinst is er gemiddeld al een return on investment van 25% na 3 maanden en 81% na 12 maanden.
Maar er dient waarschijnlijk eerst heel wat tijd te worden geïnvesteerd voor de implementatie?
Dit valt echt wel mee. Er zijn verschillende Cloud- en Saas-oplossingen beschikbaar, waaronder Penneo Sign die dankzij een OpenAPI eenvoudig in te pluggen zijn op het boekhoudpakket en de rapporteringstool die de accountants reeds hebben draaien.
De implementatietijd is dus geen reden om digitalisering uit te stellen. De efficiëntiewinst is er snel en de klantentevredenheid stijgt significant aangezien klanten zich niet meer moeten verplaatsen en hun accountmanagers zich echt kunnen toeleggen op het geven van advies.
