5 tips om bedrijfsgegevens privé te houden

Meer dan driekwart van de werk­ge­vers in KMO’s maakt zich zorgen over de bekwaam­heid van werk­ne­mers op het gebied van privacy en security, zo blijkt uit recent onderzoek van Kingston. Het komt steeds vaker voor dat er thuis of in publieke ruimtes gewerkt wordt. Wat mede­wer­kers op dit soort momenten vaak niet door hebben, is hoe en óf hun bedrijfs­ge­ge­vens op dat moment wel beschermd zijn. De vrees voor het verlies van data is daardoor bij werk­ge­vers over tijd flink gegroeid.

Onderzoek

En niet ten onrechte; uit hetzelfde onderzoek blijkt namelijk ook dat 38% van de werk­ne­mers het gevoel heeft niet de juiste tech­no­lo­gi­sche onder­steu­ning te krijgen vanuit de werkgever. Daarnaast hebben mede­wer­kers sterk het gevoel dat zij niet de juiste expertise in huis hebben om hun data te beschermen. Zowel de werk­ge­vers als werk­ne­mers maken zich dus zorgen over hun data. Maar zelfs de invoering van de General Data Protec­tion Regu­la­tion (GDPR), dé wetgeving die de privacy van gegevens waarborgt, heeft het probleem de afgelopen twee jaar nog steeds niet volledig kunnen verhelpen. Afgelopen jaar werden er namelijk meer dan 400 data­lekken gerap­por­teerd, al blijft het verschil met onze noor­der­buren erg groot. Het mag dus duidelijk zijn dat er een probleem is, maar hoe pakken we dat aan?

Direct toe te passen

Het is erg belang­rijk om als werkgever op de hoogte te zijn van de bevei­li­gings­mo­ge­lijk­heden voor jouw bedrijfs­ge­ge­vens. Op het moment dat jij zelf weet wat je moet doen om de data privé te houden, kun je jouw werk­ne­mers de infor­matie bieden die zij nodig hebben. Je hebt als werkgever erg veel invloed en dit kun je gebruiken om jouw bedrijfs­ge­ge­vens privé te houden. Dit kan met geavan­ceerde software, maar onder­staande 5 tips zijn direct voor iedereen toepasbaar:

1. Informeer mede­wer­kers
   Door via interne trai­ningen herhaal­de­lijk te infor­meren over de gevolgen van een datalek, worden mede­wer­kers gesti­mu­leerd alert te blijven op de manier waarop zij omgaan met data. Denk hierbij bijvoor­beeld aan de mogelijke gevolgen voor de relatie met de klant of de GDPR-wetgeving. De meeste orga­ni­sa­ties hebben deze infor­matie met ingang van de GDPR wel gedeeld, maar de kunst zit hem in herhaling.
   
   
2. Creëer een privacy beleid
   Met een privacy beleid kun je ervoor zorgen dat jouw mede­wer­kers zich houden aan bepaalde richt­lijnen. Wat de kans op een datalek signi­fi­cant verlaagd wordt. Geef hierbij het goede voorbeeld en maak data-security een gewoonte. Zo hoeven mede­wer­kers niet meer over bepaalde voor­zorgs­maat­re­gelen na te denken, maar raken ze geïn­te­greerd in hun manier van werken.
   
   
3. Intro­du­ceer een VPN-netwerk
   Een beveiligd netwerk zorgt voor een extra bescherm­laagje over je gevoelige bedrijfs­be­standen. Door het VPN-netwerk een onderdeel te maken van je privacy beleid, kunnen werk­ne­mers beveiligd buiten het kantoor inloggen op hun bedrijfslaptop.
   
   
4. Gebruik encrypted USB’s of SSD’s
   In plaats van bestanden op te slaan in de cloud kun je er ook voor kiezen om privé gegevens mee te nemen op een bevei­ligde en fysieke opslag­ruimte. Door bijvoor­beeld gebruik te maken van encrypted USB-sticks is jouw bedrijfs­data altijd veilig, zelfs wanneer het apparaat zelf verloren geraakt. De encryptie voorkomt namelijk dat wille­keu­rige gebrui­kers de inhoud van de USB kunnen bekijken.
   
   
5. Vermijd openbare netwerken en eigen apparaten
   Een openbaar netwerk is namelijk hét paradijs voor hackers. Op het moment dat je inlogt, ligt alle bedrijfs­in­for­matie praktisch al op straat. Het is daarom ook noodzaak om bedrijfs­ge­ge­vens niet via persoon­lijke apparaten, zoals mobiele telefoons of een persoon­lijke laptop, te delen of te gebruiken.