Meer dan 60% van de bedrijven vermoedde in 2016 dat ten minste één data-inbreuk veroorzaakt was door drukwerk. Daarnaast haalt 20% van de mensen hun documenten nooit op bij de printer. Slecht printerbeheer heeft gevolgen voor de veiligheid van bedrijven en de vertrouwelijkheid van hun gegevens.
Om mogelijke datalekken te voorkomen, moeten bedrijven van elke omvang proactief omgaan met hun printerbeheer. Xerox helpt bedrijven graag met vijf gemakkelijke stappen.
Stap 1: authenticatie
Zorg dat alle apparaten het juiste authenticatie- of toegangscontroleniveau hebben. Dit betekent dat alleen bevoegde personen toegang hebben en dat de vertrouwelijkheid wordt
gewaarborgd.
Stap 2: bescherm de documenten zelf
Beveilig printers, die door hackers als netwerkpoort gebruikt kunnen 
worden. Vroegtijdige detectie van kwaadaardige aanvallen en inbraken op deze apparaten kunnen dienen als eerste beschermlaag tegen een mogelijk lek. Digitaal rechtenbeheer, zoals veilige watermerken, digitale handtekeningen en pdf-encryptie, is zeer effectief om ongeoorloofd kopiëren of verzenden van gevoelige informatie te ontmoedigen.
Stap 3: verbeter de gegevensbeveiliging
Versleutel gegevens en gebruik elektronische handtekeningen op berichten om hun integriteit en oorsprong te verifiëren. Daarnaast is het van belang om gebruik te maken van een overschrijvingstool om gegevens te wissen als een printer wordt verplaatst of weggegooid. Deze tool verwijdert alle scan-, afdruk-, kopieer- en faxgegevens van de harde schijf van de printer.
Stap 4: laat geen documenten in de printerlade achter
Implementeer gebruikersauthenticatie om te voorkomen dat niet-opgehaalde documenten in een printerlade achterblijven. Niet-opgehaalde documenten kunnen salarisgegevens, financiële plannen of gevoelige personeelsgegevens bevatten. Deze documenten wilt u niet in verkeerde handen laten vallen.
Stap 5: print uw eigen documenten
Draag bij aan goede afdrukbeveiliging door alleen uw eigen werk af te drukken. Collega’s op afstand moeten mobiel printen gebruiken en niet iemand anders hun bestanden laten afdrukken. Dit kan er namelijk toe leiden dat documenten onveilig worden opgeslagen of achtergelaten.
Het goede nieuws is dat er printoplossingen beschikbaar zijn die geschikt zijn voor alle bedrijven, ongeacht hun grootte. De nieuwste beveiligingsopties zijn flexibel, betaalbaar en eenvoudig te activeren, zoals Convenience Authentication van Xerox. Om kostbare datalekken te voorkomen en waardevolle gegevens te beveiligen, kunnen kleine en middelgrote ondernemingen de optie kiezen die het beste bij hun past.
